Experte sagt, wie du zum idealen Home Office  kommst

Einige Unternehmen haben Home Office bereits seit längerem in ihrem Arbeitsmodell integriert, für viele ist es Neuland und manche überlegen sich, das Modell auch nach der Corona-Pandemie beizubehalten. Für einen guten Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden braucht es dabei technisch nicht viel, es gibt aber umso mehr zu beachten, sowohl für Unternehmen, als auch die Mitarbeiter. Was alles, das zeigt nun das Technologie-Unternehmen HP auf.

Egal ob strenge Zeitaufzeichnung per Hand oder System oder wie bei HP das Arbeiten auf "Vertrauensbasis", es sei wichtig, dass das geltende System klar definiert sei. Bedeutet: Beide Seiten müssen wissen, wann Mitarbeiter erreichbar sein müssen und bis wann welche Ziele erreicht werden sollen. Hand in Hand gehen damit klare Absprachen zu Fristen und Zielen. Acht geben sollte man auch auf die Datenspeicherung: Daten sollten nicht nur lokal gespeichert, sondern auf Unternehmens- oder Cloud-Server synchronisiert werden, damit sie im "Notfall" sicher sind und unabhängig vom Standort aufgerufen werden können. Wer in Teams arbeitet, muss sich zudem in Arbeitsgruppen organisieren. Gut sind Chat- oder Konferenz-Tools, noch besser Programme, in denen auch Daten und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können. Generell unabdingbar für jeden im Home Office: Ein Headset zum Telefonieren, ein Firmen-Crashkurs zur Hardware-Nutzung und eine Hilfe-Hotline.

HP empfiehlt im Home Office die Nutzung von Cloud-basierten Lösungen wie Office 365. Der große Vorteil: Diese Lösung kann mit jeder Hardware genutzt werden, die über einen Browser verfügt. Voraussetzung für den Home-Office-Arbeitsplatz ist auch eine schnelle Datenverbindung. Mit einem optionalen WWAN-Modem im Arbeitsgerät kann man Ausfälle des Home-Netzwerks überbrücken und erweitert die mobile Arbeitsfähigkeit auf zusätzliche Standorte. Mobilfunkrouter bieten außerdem die Möglichkeit, an jedem Ort mit entsprechender Mobilfunkversorgung im Handumdrehen ein mobiles WLAN-Netz aufzubauen, über das man eine Verbindung zum Firmennetz aufbauen kann.

Wichtig laut HP: Wann immer mit Firmendaten gearbeitet wird, solle die Multifaktor-Authentifizierung und VPN-Verschlüsselung genutzt werden, um die Daten zu schützen. "Neben Kennwort oder PIN ist zum Einloggen etwa ein Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung per Windows Hello eine sinnvolle Kombination. Deshalb bieten moderne Business Notebooks optional sowohl einen Fingerabdruckscanner wie auch die nötige Infrarot-Kameratechnik als Security- Merkmal", so HP. Auch die Hardware selbst muss geschützt werden, etwa durch den BIOS-Schutz HP SureStart oder den Schadsoftware-Schutz HP Sure Click. 

Der Arbeitsplatz daheim dreht sich um den Monitor als Herz. "Abhängig von der Aufgabe empfehlen wir einen 24-Zoll-, besser noch einen 27-Zoll-Bildschirm", so HP. Optimalerweise soll der Bildschirm höhenverstell-, kipp- und drehbar sein. "Zudem sind Monitore mit einer integrierten Low-Bluelight-Reduction-Funktion empfehlenswert, welche die Farbtemperatur automatisch anpassen", so das Unternehmen. Insbesondere bei der Nutzung von modernen Notebooks empfiehlt sich eine Dockingstation. Eine externe Maus und Tastatur vermeiden Haltungsprobleme des Nutzers und verbessern die Ergonomie zusätzlich. "Der Arbeitsplatz sollte über einen adäquaten Sessel und Tisch verfügen. Der Sessel kann – optimalerweise – in der Höhe angepasst werden", so HP. Außerdem: Auf eine angenehme Temperatur achten und im Idealfall sollte die Blickrichtung am Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront verlaufen. Das bedeutet, Tageslicht kann nur seitlich auf den Monitor fallen.

Rechtlich gilt es, einiges für das perfekte Home Office mit dem Arbeitgeber zu klären, etwa, wie man mit der Nutzung von privaten WLAN-Netzwerken und privater Hardware umgeht – und was bei Zugriff von Dritten auf Firmendaten passiert. Home Office selbst ist zudem nicht einseitig möglich, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen zustimmen. Jedenfalls eingehalten werden müssen die auch am Arbeitsplatz geltenden Regeln wie Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, aber auch der Umgang mit Geschäftsgeheimnissen. 

"Entscheidend für die Auswahl ist, wie oft und wie lange aus dem Home Office gearbeitet wird", sagt HP. Wichtigste Standardausstattung eines Home-Office-Arbeitsplatzes sei das Notebook, bei dem eine lange Akkulaufzeit, eingebaute Mikros und Lautsprecher, eine Schnellladung und ein Bildschirm mit kontrastreicher Darstellung und großem Blickwinkel hilfreich seien. "Eine ergonomische Tastatur mit definiertem Druckpunkt ergänzt das perfekte Business-Notebook", so HP. Eine zusätzliche ergonomische, griffige Maus und eine höhenverstellbare Tastatur verbessern die Ergonomie am Arbeitsplatz deutlich. Beim Anschluss einer Vielzahl von Zusatzgeräten empfiehlt sich ein USB-Hub oder eine Dockingstation. Ideal: Ein zweiter Monitor zum Arbeiten und ein Drucker als Multifunktionsgerät.