Vor dem Urlaub noch eine Abwesenheitsmeldung beim Geschäftsmail einrichten. So ist während den freien Tagen Abschalten möglich, ohne ständig die Mails abzurufen.
Doch was soll man schreiben? Kommunikationsberaterin Marionna Wegenstein rät dazu, bei den Fakten zu bleiben.
Es gibt aber auch viel Ausgefallenes (siehe Bildstrecke oben). "Bei Abwesenheitsnotizen gibt es eine große Möglichkeit zur Kreativität. Eine solche Meldung kann viel über die Persönlichkeit aussagen", sagt Arbeitspsychologin Nicola Jacobshagen von der Universität Bern zu "20 Minuten".
Die Hektischen
Sie schreiben eine kurz angebundene Notiz ohne große Ausschweifungen.
Gen Z
Sie formulieren klassische Redewendungen in moderne Begriffe um und verlinken die Notiz mit Social-Media-Kontakten.
Die Humorvollen
Sie schreiben lustige Nachrichten mit einem Augenzwinkern oder verpacken die ganze Notiz als Witz.
Die Jetsetter
Sie schreiben die Notiz in mehreren Sprachen, um zu zeigen, wie vielsprachig sie sind.
Die Angebundenen
Das Unternehmen schreibt genau vor, was in der Notiz stehen soll.
Vorlage für Abwesenheitsnotiz
Das Arbeitgeber-Bewertungsportal Kununu empfiehlt folgende Abwesenheitsnotiz:
Sehr geehrte Damen und Herren,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Da ich bis 14. August im Urlaub bin, erreicht Sie diese automatisch gesendete E-Mail. Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich mich selbstverständlich um Ihr Anliegen kümmern.
In dringenden Fällen wenden Sie sich gerne an meine Kollegin Frau Musterfrau. Sie ist erreichbar per Telefon unter 01234/56789 und per E-Mail unter musterfrau@beispiel.ch.
Ansonsten danke ich für Ihre Geduld!
Mit freundlichen Grüßen,
Maximilian Mustermann
Oder auf Englisch:
Dear Sir or Madam,
thank you for your message. Pease note that I am currently out of office. I will be back on the 14th of August.
Your email will not be forwarded. In urgent cases please do not hesitate to contact my colleague Mister Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: mistermustermann@company.ch). Thank you very much.
With best regards
Maxima Musterfrau
Wegenstein empfiehlt, in der Abwesenheitsnotiz zu schreiben, bis wann man nicht erreichbar ist und ob Mails ab und zu gelesen werden. Ebenfalls ratsam sei der Hinweis, an wen sich die Person bei dringenden Fragen wenden könnte und ob das Mail direkt an diese weitergeleitet wird oder unbeantwortet bleibt.
Wie lange eine Anfrage unbeantwortet bleiben kann, sei branchenabhängig, sagt Kommunikationsberaterin Marionna Wegenstein: "Als Bankkundin erwarte ich zum Beispiel umgehend eine Antwort. Wenn ich mit dem Kaminfeger einen Termin vereinbaren will, darf es auch mal länger dauern, jedoch sicher nicht mehr als zwei Tage."
Egal, ob bei Ferien oder Krankheit, der Grund für die Abwesenheit sollte nicht in der Notiz stehen, so Wegenstein: "Das ist privat und geht niemanden etwas an." Nur bei einem mehrmonatigen Ausfall, etwa wegen Mutterschaftsurlaub, empfiehlt sie eine Begründung. Auch etwas Persönliches sei nicht nötig. Von Witzen rät sie ebenfalls ab: "Ein lustig gemeinter Spruch wirkt schnell abgedroschen. Man sollte bei den Fakten bleiben."
Im E-Mail-Betreff rät die Kommunikationsexpertin ebenfalls zur Schlichtheit. Der Hinweis "abwesend" sei völlig ausreichend.
